طولانی شدن زمان اجرای پروژه‌ها،ضعف مشهود كیفی پروژه‌های اجرا شده،هزینه تمام شده بسیار بالای آن‌ها نسبت به برآورد‌های اولیه و … را می‌توان به عنوان بخشی از زنجیره مشكلات مهم پروژه‌های كشور برشمرد. در این راستا و برای غلبه بر مشكلات مذكور،شرکت طراحانرژی سپنتا اقدام به ایجاد دفتر برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه منطبق بر استانداردهای جهانی نموده است.
این دفتر برای رشد تحقیقات علمی و امور اجرایی بسیار سودمند بوده و منجر به تمركز سیستماتیك مدیریت پروژه در شركت گردیده است و وضعیت كلی سازمان،پروژه‌ها و برنامه‌های كلان و میان مدت را با دقت بسیار بالایی كنترل می‌كند. این مركز،خدماتی از قبیل مدیریت،مشاوره و آموزش را به سطوح مختلف سازمان ارائه می‌دهد كه با استفاده از این خدمات،ریسك‌های احتمالی كاهش یافته،كیفیت طراحی و به تبع آناجرا بالا رفته و همچنین مدیریت و بازنگری برنامه‌های اساسی شركت و پروژه‌ها به بهترین شكل،امكان‌پذیر می‌شود.
در یك تعریف كلی«دفتر برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه» مطابق موارد ذیل بر مسئولان برنامه‌ریز شرکت و همچنین مدیران پروژه‌ها نظارت می‌كند:
- تجزیه و تحلیل محیط‌های داخلی و خارجی شركت و بدنبال آن،طراحی برنامه‌های استراتژیك بلند،میان و كوتاه مدت و در نهایت مشاوره در اجرا و كنترل،توجیه انحرافات و به روز رسانی آن‌ها
- ایجاد بانک اطلاعاتی و مستندسازی برای مدیریت و كنترل پروژه‌های آتی
- بهبود ارتباطات و شیوه به كاربردن منابع داخل شركت
- كمك به كاهش اثرات منفی«پروژه‌های رشد و توسعه» و برنامه‌های تاكتیكی و استراتژیكی شكست خورده و افزایش كارایی و بهره‌وری آن‌ها و همچنین منابع
وظایف كلیدی دفتر مدیریت پروژه این شرکت را می‌توان در زمینه‌های زیر خلاصه كرد:
برنامه‌ریزی استراتژیك: در این كاركرد برنامه‌های بلند‌مدت شركت طراحی می‌گردد. به دلیل احاطه این دفتر بر محیط داخلی و خارجی و همچنین در اختیار داشتن متدولوژی‌های مورد نیاز، برنامه‌های توسعه شركت طراحی و پیگیری می‌شود.
مدیریت خرد و كلان پروژه‌ها: با به كارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تكنیك‌های موثر در فعالیت‌های پروژه‌ای و شركتی به گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌شود تا دستیابی به اهداف شركت از طریق پروژه‌ها امكان‌پذیر گردد. در این راستا از مجموعه استانداردهای مدیریت پروژه استفاده می‌شود و نهایتا عملیات مورد نیاز برای انجام مدیریت بهینه پروژه‌ها شامل امكان سنجی و مراحل آغازین، زمانبندی، تخصیص منابع، تهیه برنامه و مدیریت كیفیت، تحلیل و مدیریت ریسك، تداركات، بودجه بندی، ارائه گزارش‌ها و مستند سازی را به انجام می‌رساند.
شناسایی و اقدام برای آموزش در سطوح مختلف شركت
ارزیابی عملكرد: این ارزیابی شامل بررسی عملكرد مدیریت واحد‌ها، پروژه‌ها و طرح‌ها، عملكرد تكنیك‌های به كار گرفته شده و در نتیجه، عملكرد خود شركت می‌باشد.
توسعه فرآیندها: تدوین فرآیندهای مورد نیاز برای استفاده موثر از تمامی منابع درگیر در اجرای پروژه‌ها
- همراهی در رسیدن به «ماموریت عالی و اصلی»
- مدیریت عالی و اصولی زمان و هزینه
- ایجاد ارتباطات و تعامل بهتر كاركنان با یكدیگر و ذی‌نفعان
- بهبود در تخصیص منابع شركت
- افزایش دانش فنی و استفاده مطلوب از دانش موجود در شركت